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इनवॉइस क्या होती है? | What is an Invoice?

एक इनवॉइस (Invoice) एक रिकॉर्ड है जो विक्रेता ग्राहक को भुगतान का अनुरोध करने के लिए प्रदान करता है। इसमें ग्राहक द्वारा प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं की कीमत शामिल होती है। यदि किसी invoice में विक्रेता और ग्राहक के नाम, उत्पादों या सेवाओं का विवरण और लागत और भुगतान की शर्तें शामिल हैं, तो इसे कानूनी दस्तावेज के रूप में भी इस्तेमाल किया जा सकता है।

Invoice, इनवॉइस
Image Credit – Pixabay.com

ज्यादातर मामलों में, invoice में भुगतान की शर्तें शामिल होती हैं। ये निर्धारित कर सकते हैं कि खरीदार के पास भुगतान करने के लिए दिनों की एक निर्धारित संख्या है, और वे भुगतान की देय तिथि से पहले किए गए भुगतान के लिए छूट भी दे सकते हैं। invoice पर निर्दिष्ट सामान या सेवाओं का खरीदार द्वारा पहले ही भुगतान किया जा सकता था। कुछ विक्रेता स्पष्ट रूप से एक इनवॉइस पर बड़े अक्षरों में इंगित करते हैं यदि गलतफहमी को रोकने के लिए और खरीदार से विक्रेता तक आने वाली अनावश्यक बातचीत को रोकने के लिए पहले ही भुगतान किया जा चुका है।

एक invoice विक्रेता के परिप्रेक्ष्य में एक बिक्री इनवॉइस है। एक इनवॉइस खरीदार के परिप्रेक्ष्य में एक खरीद invoice है। हालाँकि इनवॉइस शब्द का अर्थ है कि पैसा बकाया है या बकाया है, दस्तावेज़ ग्राहक और विक्रेता की पहचान करता है।

Invoice का विकास

पत्थर के invoice

मेसोपोटामिया ने 5000 ईसा पूर्व से ही लेन-देन पर नज़र रखना और invoice बनाना शुरू कर दिया था। अंकगणित के पहले संस्करण का उपयोग व्यापारियों द्वारा मिट्टी या पत्थर की गोलियों पर लेन-देन संबंधी जानकारी को उकेरने के लिए किया जाता था।

हाथ से लिखे इनवॉइस

बाद में, चर्मपत्र, जानवरों की खाल या कागज पर हाथ से invoice लिखे गए। इन invoice में हस्ताक्षर या मुहरें थीं और इनमें अधिकांश समकालीन इनवॉइस के घटक शामिल थे।

डिजिटल इनवॉइस

इनवॉइस-प्रक्रिया में अगला महत्वपूर्ण बदलाव कंप्यूटर के विकास के कारण आया। श्रम और पारंपरिक खर्चों को कम करने की इच्छा ने इस क्रांति को जन्म दिया। इलेक्ट्रॉनिक invoice प्रक्रिया के आगमन के साथ, बिलिंग अधिक किफायती, सरल और त्वरित हो गई है।

ऑनलाइन इनवॉइस

इंटरनेट के विकास के साथ, ग्राहक संचार बेहतर, सुरक्षित और पर्यावरण के अनुकूल हो गया है। चूंकि भुगतान ऑनलाइन किए जाते हैं और invoice ईमेल के माध्यम से जारी किए जाते हैं, इसलिए ऑनलाइन invoice कागज रहित होते हैं।

मोबाइल इनवॉइस

आज के समाज में invoice करना मोबाइल द्वारा भी संभव हो गया है। आप यात्रा के दौरान invoice कर सकते हैं, विशेष SaaS (Software as a service) प्रदाताओं के लिए धन्यवाद, जो यह सुनिश्चित करते हैं कि इनवॉइस-प्रक्रिया अब तात्कालिक, सुरक्षित और स्वचालित है।

इनवॉइस के लिए उपयोग

भुगतान का अनुरोध करने के लिए, व्यवसायों को invoice प्रस्तुत करने होंगे। एक invoice कीमत और भुगतान की शर्तों पर पार्टियों के समझौते को कानूनी रूप से बाध्यकारी तरीके से प्रदर्शित करता है। हालांकि, invoice का उपयोग करने के अतिरिक्त फायदे हैं।

रिकॉर्ड प्रबंधन

बिक्री का कानूनी रिकॉर्ड बनाए रखने की क्षमता invoice का मुख्य लाभ है। इससे यह सीखना आसान हो जाता है कि किसने खरीदा, बेचा और कब एक सामान बेचा।

भुगतान निगरानी

एकinvoice लेखांकन उपकरण का एक महत्वपूर्ण टुकड़ा है। भुगतानों पर नज़र रखना और खरीदार और विक्रेता दोनों के बकाया लाभों को संतुलित करना।

कानूनी बचाव

ग्राहक और विक्रेता के बीच मूल्य निर्धारण समझौते का कानूनी प्रमाण एक वैध invoice में पाया जा सकता है। यह खुदरा विक्रेता को झूठे मुकदमों से बचाता है।

साधारण टैक्स फाइलिंग

फर्म अपनी आय को अधिक सटीक रूप से रिकॉर्ड कर सकती है और सुनिश्चित कर सकती है कि सभी बिक्री चालानों का ट्रैक रखते हुए करों की सही राशि का भुगतान किया जाता है।

एंटरप्राइज एनालिटिक्स

व्यवसाय अपने ग्राहकों की खरीदारी की आदतों के बारे में जान सकते हैं और invoice data का विश्लेषण करके रुझानों, लोकप्रिय सामान, अधिकतम खरीदारी अवधि और बहुत कुछ को उजागर कर सकते हैं। यह काम करने वाली मार्केटिंग योजनाएँ बनाने में सहायता करता है।

विशिष्ट इनवॉइस घटकों में शामिल हैं:

• वाक्यांश इनवॉइस (या कर इनवॉइस);

• एक अद्वितीय संदर्भ संख्या

• इनवॉइस की तारीख;

• क्रेडिट शर्तें; कर राशि, यदि लागू हो (जैसे जीएसटी या वैट);

• विक्रेता के लिए नाम और संपर्क जानकारी;

• विक्रेता का कर या व्यवसाय पंजीकरण जानकारी;

• क्रेता के लिए नाम और संपर्क जानकारी;

• खरीद-आदेश संख्या (या इनवॉइस पर क्रेता द्वारा निर्दिष्ट तुलनीय ट्रैकिंग संख्या);

• बिक्री के लिए आइटम का विवरण;

• उत्पाद (उत्पादों) का लागू इकाई मूल्य;

• निर्दिष्ट मुद्रा में प्रभारित कुल राशि;

• भुगतान शर्तें (जिसमें एक या अधिक स्वीकृत भुगतान विधियां शामिल हो सकती हैं।

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