कॉस्ट केटेगरी उन संगठनों के लिए उपयोगी होती हैं जिन्हें कॉस्ट सेण्टर (Cost Center) के समानांतर सेटों के लिए राजस्व और गैर-राजस्व मदों के आवंटन की आवश्यकता होती है।
आप कॉस्ट केटेगरी का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप समानांतर में कॉस्ट सेण्टर के एक से अधिक सेट के लिए एक लेन-देन आवंटित कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए Marketing, Finance और Manufacturing जैसे कॉस्ट सेण्टर एक कॉस्ट केटेगरी – Departments के अंतर्गत रखे जा सकते हैं।
Salesmen A, B और C कॉस्ट सेण्टर को कॉस्ट केटेगरी Executives के तहत रखे जा सकते हैं।
इसी तरह, आप एक नई कॉस्ट केटेगरी Projects बना सकते हैं जिसके तहत airport construction, road construction और building जैसे कॉस्ट सेण्टर बनाए जा सकते हैं। वर्गीकरण निम्नानुसार प्रकट होता है:
| Cost Categories | Departments | Executives | Projects |
| Cost Centres | Marketing | Salesman A | Airport Construction |
| Manufacturing | Salesman B | Road Construction | |
| Finance | Salesman C | Buildings |
आप केवल राजस्व मदों या राजस्व और पूंजीगत (गैर-राजस्व) प्रकृति की वस्तुओं के आवंटन की अनुमति देने के लिए एक कॉस्ट केटेगरी निर्दिष्ट कर सकते हैं।
समानांतर कॉस्ट सेण्टर को कॉस्ट केटेगरी के तहत खर्च आवंटित करके, आप बस उन्हें राशि आवंटित कर रहे हैं; राशि बढ़ती नहीं है।
लेन-देन या ट्रांसेक्शन कॉस्ट केटेगरी को नहीं बल्कि केवल कॉस्ट सेण्टर को आवंटित किए जाते हैं।
Enable Cost Category
कॉस्ट केटेगरी बनाने और उपयोग करने के लिए F11 features में cost categories सक्षम करें।
- From Gateway of Tally > Click F11: Features > Accounting Features .
- Enable the option Maintain Cost Centres?
- Enable the option Maintain more than one payroll or cost category? Company Operations Alterations स्क्रीन नीचे दिखाए गए अनुसार दिखाई देती है:
- Company Operations Alteration स्क्रीन को सेव करने के लिए Ctrl+A दबाएं।
कॉस्ट केटेगरी बनाएँ (Create Cost Category)
कॉस्ट केटेगरी को सक्षम करने पर, Cost Category विकल्प Accounts Info. मेनू में दिखाई देने लगता है। डिफ़ॉल्ट रूप से सभी कॉस्ट सेण्टर को Primary Cost Category के अंतर्गत समूहित किया जाता है। आप आवश्यकतानुसार कॉस्ट केटेगरी और ग्रुप कॉस्ट सेण्टर को cost centres के अंतर्गत बना सकते हैं।
Single Cost Category
- Gateway of Tally > Accounts Info. > Cost Categories > Create (under Single Cost Category ).
- नाम दें।
- इस कॉस्ट केटेगरी के तहत बनाए गए कॉस्ट सेण्टर को सभी बिक्री, खरीद, व्यय और आय से संबंधित लेनदेन आवंटित करने के लिए विकल्प Allocate Revenue Items को Yes पर सेट करें।
- इस कॉस्ट केटेगरी के तहत बनाए गए कॉस्ट सेण्टर को पूंजी खाते और अन्य गैर-राजस्व खातों से संबंधित लेनदेन आवंटित करने के लिए विकल्प Allocate No-Revenue Items को Yes पर सेट करें।
Multiple Cost Category
- Gateway of Tally > Accounts Info. > Cost Categories > Create (under Multiple Cost categories)
- केटेगरी का नाम दर्ज करें।
- इस कॉस्ट केटेगरी के तहत बनाए गए कॉस्ट सेण्टर को सभी बिक्री, खरीद, व्यय और आय से संबंधित लेनदेन आवंटित करने के लिए राजस्व मदों को सक्षम करें।
- गैर-राजस्व मदों को पूंजी खाते और अन्य गैर-राजस्व खातों से संबंधित लेनदेन को इस केटेगरी के तहत बनाए गए कॉस्ट सेण्टर में आवंटित करने के लिए सक्षम करें।
- एंटर दबाएं।
- केटेगरी का नाम दर्ज करें और आवश्यकतानुसार केटेगरी के लिए आवंटन का चयन करें। मल्टी कॉस्ट कैटेगरी क्रिएशन स्क्रीन नीचे दिखाए गए अनुसार दिखाई देती है:
Alter a Cost Category
आप मौजूदा कॉस्ट केटेगरी को सिंगल मोड में बदल सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, यदि आवश्यक हो, तो एकाधिक कॉस्ट केटेगरी को एकाधिक मोड में बदला जा सकता है। यदि कॉस्ट केटेगरी में कोई कॉस्ट सेण्टर टैग नहीं किया गया है, तो कॉस्ट केटेगरी को परिवर्तन मोड में भी हटाया जा सकता है।
सिंगल कॉस्ट केटेगरी बदलें
- Gateway of Tally > Accounts Info. > Cost Categories > Alter (under Single Cost Category) पर जाएँ। नोट: आप Cost Categories मेनू में Multiple Cost Categories के अंतर्गत Alter का चयन करके एक ही बार में कई कॉस्ट केटेगरी को बदल सकते हैं।
- List of Categories से Cost Category का चयन करें। Cost Category Alteration स्क्रीन प्रकट होती है।
- आवश्यक फ़ील्ड में परिवर्तन करें।
- स्वीकार करने के लिए Ctrl+A दबाएं.
मल्टीप्ल कॉस्ट केटेगरी को एक बार में बदलें
आप इस मोड में एक बार में अनेक कॉस्ट केटेगरी बदल सकते हैं।
- Gateway of Tally > Accounts Info. > Cost Categories > Alter (under Multiple Cost Categories)।
- Multi Cost Category Alteration स्क्रीन दिखाई देता है। आवश्यक परिवर्तन करें और सहेजने के लिए स्वीकार करें।
नोट : आप एक कॉस्ट केटेगरी को मल्टीप्ल मोड में नहीं हटा पाएंगे।
मल्टी कॉस्ट सेंटर मोड में निम्नलिखित बटन दिए गए हैं।
● F6: Skip names – इसका उपयोग त्वरित डेटा प्रविष्टि के लिए किया जाता है जब आपको केवल आवंटन विवरण बदलने की आवश्यकता होती है न कि कॉस्ट केटेगरी के नाम।
● F8: Skip Details: जब आपको आवंटन (राजस्व और गैर-राजस्व) विवरण बदलने की आवश्यकता नहीं होती है तो इसका उपयोग तेजी से डेटा प्रविष्टि के लिए किया जाता है। जब आप कॉस्ट केटेगरी बना रहे हों तो आपको केवल नाम और राजस्व के लिए हां और गैर-राजस्व प्रदर्शन के लिए नहीं के डिफ़ॉल्ट आवंटन की आवश्यकता होगी। यदि आप आल्टर मोड में हैं, तो केटेगरी बनाते समय आपके द्वारा चुने गए आबंटन को बनाए रखा जाता है।
● Groups, Ledgers, Cst Ctr: यह आपको वर्तमान स्क्रीन से बाहर निकले बिना इन क्षेत्रों में स्विच करने में सक्षम बनाता है।
● F11: Features : इसका उपयोग कंपनी फ़ीचर्स को बदलने के लिए किया जाता है। अधिक जानकारी के लिए F11 देखें: Tally.ERP 9 Features।
कॉस्ट केटेगरी हटाएं
1. Gateway of Tally > Accounts Info. > Cost Categories > Alter (under Single Cost Category ) पर जाएँ।
2. List of Categories से कॉस्ट केटेगरी का चयन करें। Cost Category Alteration स्क्रीन प्रकट होती है।
3. Click D : Delete।
4. कॉस्ट केटेगरी को हटाने की पुष्टि करने के लिए एंटर पर क्लिक करें।