TallyPrime में अकाउंटिंग का पूरा सिस्टम Voucher Entry पर आधारित होता है।
चाहे आप Cash में भुगतान करें, Bank से पैसा प्राप्त करें, माल खरीदें या बेचें — हर transaction को TallyPrime में Voucher के माध्यम से दर्ज किया जाता है।
अगर आप Voucher Entry को सही तरीके से समझ लेते हैं, तो:
- अकाउंटिंग आसान हो जाती है
- GST calculation सही होती है
- Reports (Balance Sheet, P&L) बिल्कुल accurate बनती हैं
इस लेख में हम Voucher Entry की पूरी जानकारी, सभी प्रकार के वाउचर, उनके उपयोग, shortcut keys और practical examples के साथ सीखेंगे।
🔍 Voucher Entry क्या है?
Voucher Entry वह प्रक्रिया है जिसमें किसी भी Business Transaction को TallyPrime में रिकॉर्ड किया जाता है।
हर Voucher एक विशेष प्रकार के लेन–देन (Transaction) को दर्शाता है।
🔹 सरल उदाहरण:
- Company ने Rent दिया → Payment Voucher
- Customer से पैसे मिले → Receipt Voucher
- Cash Bank में जमा किया → Contra Voucher
- माल बेचा → Sales Voucher
- माल खरीदा → Purchase Voucher
👉 यानी Transaction के प्रकार के अनुसार Voucher चुना जाता है।
❓ Voucher Entry क्यों जरूरी है?
Voucher Entry के बिना अकाउंटिंग संभव नहीं है, क्योंकि:
- सभी लेन–देन का legal record बनता है
- Debit और Credit सही तरीके से दर्ज होते हैं
- GST और Tax calculation automatic होती है
- Business reports real-time update होती हैं
👉 गलत Voucher = गलत Accounting
🧾 TallyPrime में Voucher के प्रकार
TallyPrime में Voucher मुख्य रूप से दो भागों में बाँटे जाते हैं:
- Accounting Vouchers
- Inventory Vouchers
📘 1. Accounting Vouchers (विस्तार से)
Accounting Vouchers का उपयोग Financial Transactions के लिए किया जाता है।
🔹 Contra Voucher (F4)
➤ Contra Voucher क्या है?
जब Cash और Bank के बीच transaction होता है, तब Contra Voucher का उपयोग होता है।
➤ उपयोग:
- Cash Bank में जमा करना
- Bank से Cash निकालना
- Bank to Bank transfer
➤ Example:
Cash ₹50,000 SBI Bank में जमा किया
Voucher Type: Contra
Debit: SBI Bank
Credit: Cash
🔹 Payment Voucher (F5)
➤ Payment Voucher क्या है?
जब Company से पैसा बाहर जाता है, तब Payment Voucher का उपयोग होता है।
➤ उपयोग:
- Rent Payment
- Salary Payment
- Electricity Bill
- Supplier को Payment
➤ Example:
Rent ₹10,000 Cash में दिया
Voucher Type: Payment
Debit: Rent Expense
Credit: Cash
🔹 Receipt Voucher (F6)
➤ Receipt Voucher क्या है?
जब Company को पैसा प्राप्त होता है, तब Receipt Voucher का उपयोग होता है।
➤ उपयोग:
- Customer से Payment
- Interest Received
- Capital Introduced
➤ Example:
Customer से ₹25,000 Cash मिला
Voucher Type: Receipt
Debit: Cash
Credit: Customer Ledger
🔹 Journal Voucher (F7)
➤ Journal Voucher क्या है?
जब Adjustment Entries करनी हों, तब Journal Voucher का उपयोग होता है।
➤ उपयोग:
- Depreciation
- Outstanding Expenses
- Prepaid Expenses
- Interest Adjustment
➤ Example:
Depreciation ₹5,000
Voucher Type: Journal
Debit: Depreciation
Credit: Asset Ledger
🔹 Sales Voucher (F8)
➤ Sales Voucher क्या है?
जब Company Goods या Services बेचती है, तब Sales Voucher का उपयोग होता है।
➤ उपयोग:
- Cash Sales
- Credit Sales
- GST Sales Invoice
➤ Example:
Goods ₹1,00,000 + GST बेचे
Voucher Type: Sales
Debit: Customer
Credit: Sales + GST
🔹 Purchase Voucher (F9)
➤ Purchase Voucher क्या है?
जब Company Goods या Services खरीदती है, तब Purchase Voucher का उपयोग होता है।
➤ उपयोग:
- Cash Purchase
- Credit Purchase
- GST Purchase Invoice
➤ Example:
Goods ₹50,000 + GST खरीदे
Voucher Type: Purchase
Debit: Purchase + GST
Credit: Supplier
📦 2. Inventory Vouchers (Basic Introduction)
Inventory Vouchers का उपयोग Stock Management के लिए होता है।
- Delivery Note – Goods भेजने पर
- Receipt Note – Goods प्राप्त होने पर
- Stock Journal – Stock Transfer / Production
(इन पर detailed पोस्ट अलग से होगा)
⌨ Voucher Shortcut Keys (Complete Table)
| Voucher | Shortcut |
|---|---|
| Contra | F4 |
| Payment | F5 |
| Receipt | F6 |
| Journal | F7 |
| Sales | F8 |
| Purchase | F9 |
❌ Voucher Entry करते समय होने वाली सामान्य गलतियाँ
- गलत Voucher चुन लेना
- Debit–Credit उल्टा कर देना
- गलत Ledger Select करना
- GST Ledger गलत लगाना
- Date गलत रखना
👉 ये गलतियाँ Reports और GST Return दोनों को खराब कर सकती हैं।
🎯 Voucher Entry किसे सीखनी चाहिए?
- Accounting Students
- Job Seekers
- Accountants
- Billing Operators
- Business Owners
- GST Practitioners
❓ Voucher Entry से जुड़े Frequently Asked Questions (FAQ)
TallyPrime में Voucher Entry क्या होती है?
TallyPrime में Voucher Entry का मतलब है किसी भी financial transaction को सही voucher के माध्यम से रिकॉर्ड करना, जैसे Payment, Receipt, Sales, Purchase आदि।
Voucher Entry करना क्यों जरूरी होता है?
Voucher Entry से सभी लेन-देन सही तरीके से रिकॉर्ड होते हैं, जिससे Balance Sheet, Profit & Loss और GST reports अपने-आप सही बनती हैं।
TallyPrime में कितने प्रकार के Vouchers होते हैं?
TallyPrime में मुख्य रूप से दो प्रकार के vouchers होते हैं:
Accounting Vouchers (Payment, Receipt, Contra, Journal, Sales, Purchase)
Inventory Vouchers (Delivery Note, Receipt Note, Stock Journal आदि)
Voucher Entry के लिए Ledger पहले बनाना जरूरी है क्या?
हाँ, Voucher Entry करने से पहले संबंधित Ledger (Cash, Bank, Party, Expense, Income) बनाना जरूरी होता है, तभी सही entry हो पाती है।
Voucher Entry में गलती हो जाए तो क्या करें?
गलत Voucher को आप Alter Mode में जाकर सुधार सकते हैं या आवश्यकता हो तो उसे Delete भी कर सकते हैं।
Voucher Entry में Date बदल सकते हैं क्या?
हाँ, Voucher Entry करते समय F2 (Date) दबाकर तारीख बदली जा सकती है।
Beginners के लिए सबसे पहले कौन-सा Voucher सीखना चाहिए?
Beginners को सबसे पहले Payment, Receipt और Contra Voucher सीखना चाहिए क्योंकि ये रोज़मर्रा के transactions में सबसे ज़्यादा उपयोग होते हैं।
Voucher Entry करते समय GST अपने-आप लग जाता है क्या?
यदि GST settings और tax ledgers सही तरीके से बनाए गए हों, तो Sales और Purchase Voucher में GST अपने-आप calculate हो जाता है।
एक ही Voucher में Multiple Entries कर सकते हैं क्या?
हाँ, एक ही Voucher में आप एक से अधिक Ledgers जोड़कर multiple entries कर सकते हैं।
Voucher Entry सीखना अकाउंटिंग जॉब के लिए कितना जरूरी है?
Voucher Entry अकाउंटिंग की सबसे बुनियादी और ज़रूरी skill है। इसे अच्छे से सीखने पर Billing Executive, Accountant और GST Operator जैसी jobs के अवसर बढ़ जाते हैं।
📌 निष्कर्ष (Conclusion)
Voucher Entry TallyPrime की आत्मा है।
अगर आप सही Voucher का सही उपयोग करना सीख लेते हैं, तो पूरी अकाउंटिंग अपने आप आसान हो जाती है।
