Tally में Security Control और User Management कैसे करें? टैली प्राइम Hindi Guide

जब एक ही टैली प्राइम company को multiple users इस्तेमाल करते हैं, तब यह बहुत ज़रूरी हो जाता है कि
कौन क्या देख सकता है, कौन entry कर सकता है और कौन change कर सकता है – यह सब control में रहे।
TallyPrime में यह काम Security Control और User Management के जरिए किया जाता है।

इस पोस्ट में हम detail में सीखेंगे:

• Security Control क्या होता है
• User Management क्यों जरूरी है
• Security Control कैसे enable करें
• Users और Password कैसे बनाएं
• User Rights (Owner / Data Entry)
• Common mistakes

🔍 Security Control क्या होता है?

Security Control का मतलब होता है:

TallyPrime में users के लिए अलग-अलग access और permissions set करना।

इससे आप तय कर सकते हैं:

• कौन vouchers enter कर सकता है
• कौन reports देख सकता है
• कौन data alter या delete कर सकता है

❓ User Management क्यों जरूरी है?

User Management करने से:

• Data सुरक्षित रहता है
• Unauthorized changes से बचाव होता है
• Employee की responsibility तय होती है
• Audit और control आसान हो जाता है

👉 Multi-user environment में यह feature must है।

⚙ Security Control Enable कैसे करें?

🔹 Steps:

1. TallyPrime खोलें
2. Company Select करें
3. Gateway of Tally → F11 (Features)
4. Security Control सेक्शन में जाएँ
5. Enable Security Control → Yes
6. Owner Password set करें
7. Save करें

👉 अब Security Control activate हो चुका है ✅

👤 TallyPrime में User कैसे Create करें?

🔹 Step 1: Security Control Menu खोलें

• Gateway of Tally → Create → Security Levels

🔹 Step 2: Security Level Create करें

🔐 Example:

• Owner – Full access
• Data Entry – Limited access

🔹 Step 3: Permissions Set करें

🔹 Step 4: User Create करें

• Gateway of Tally → Create → Users
• User Name, Password assign करें
• Security Level select करें

👉 User successfully create हो जाएगा ✅

🧱 User Rights कैसे Manage करें?

TallyPrime में आप control कर सकते हैं:

• Voucher Entry (Sales, Purchase, Payment)
• Back-dated entries
• Delete / Alter rights
• Report viewing access

👉 इससे data misuse रुकता है।

🧮 Practical Example

🔹 Scenario:

• Data Entry Operator सिर्फ:
  • Sales
  • Purchase
  • Payment Entry कर सकता है

❌ वह:

• Balance Sheet
• Security Settings
  नहीं देख सकता

👉 यह सब Security Levels से control होता है।

⚠ Security Control सेट करते समय ध्यान रखने वाली बातें

• Owner password strong रखें
• सभी users को full access न दें
• Regular password change करें
• Inactive users remove करें

❌ Common Mistakes (बहुत लोग करते हैं)

• Security Control enable न करना
• सभी users को Owner बना देना
• Password share करना
• User activity monitor न करना

इनसे:
❌ Data risk
❌ Financial loss

📊 Security Control का असर किन Areas पर पड़ता है?

• Voucher Entry
• Reports
• Company Alter
• Data Security

🎯 यह Topic किसके लिए जरूरी है?

• Business Owners
• Accountants
• Office Managers
• TallyPrime Multi-user Users

TallyPrime में Security Control और User Management आपके accounting data की सुरक्षा की पहली line है।
अगर इसे सही तरीके से configure किया जाए, तो आपका data safe, controlled और reliable रहता है।

📥 Download – Security Control Practice Checklist (English PDF)

👉 Download Security Control Practice Checklist

📘 इस PDF में क्या-क्या है?

यह checklist खास तौर पर beginners + office users के लिए बनाई गई है।

✔ Included Sections:

• Before Enabling Security Control
  • Data verification
  • Backup checklist
• Security Control Enable Steps
  • F11 settings
  • Owner password setup
• User & Security Level Practice
  • Owner / Data Entry user
  • Permission assignment
• Verification Checklist
  • Restricted access testing
  • Password validation

👉 इससे learners real-life office scenario में security control सही से practice कर सकते हैं।