यदि आप एक वित्तीय वर्ष के लिए अपनी कंपनी के एकाउंट बुक्स को बंद कर चुके हैं या आपकी कंपनी का ऑडिट पूर्ण हो चूका है तो आप अपनी कंपनी के डेटा को अगले वित्तीय वर्ष में Split Data विकल्प का उपयोग करके या नई बुक्स बनाकर स्थानांतरित कर सकते हैं, जहां आप masters और final opening balance import कर सकते हैं। नए financial year की शुरुआत में कंपनी के डेटा को split करने पर यह आपकी कर देनदारी और इनपुट टैक्स क्रेडिट को बरकरार रखने में मदद करता है। टैली प्राइम में यह पूरी प्रक्रिया सरल है।
स्प्लिट आपके डेटा के साइज़ को प्रबंधित करने के लिए एक अन्य उपयोगी टूल है। यदि आपका व्यवसाय हर वित्तीय वर्ष में नए सिरे से शुरू करना पसंद करता है, तो आप अपने डेटा को split या विभाजित कर सकते हैं और हर साल एक नया बैच बनाए रख सकते हैं। एक बार जब आपके सभी लेन-देन रिकॉर्ड वित्तीय वर्ष के लिए बंद हो जाते हैं, तो आप data को split कर सकते हैं। इससे आपको ऑडिट, कर अनुपालन आदि के उद्देश्य से अपनी एकाउंट्स बुक्स को साफ-सुथरा बनाए रखने में मदद मिलेगी।
इसके अलावा, यदि आपके पास कई पार्टियां या विक्रेता हैं, और आपने समय के साथ कई लेन-देन दर्ज किए हैं, तो यह आपकी कंपनी के डेटा के साइज़ में दिखाई देगा। यदि आपने वर्षों से अपने सभी डेटा को एक ही ब्लॉक या folder में बनाए रखा है, तो इसे मैनेज करना या किसी के साथ शेयर करना मुश्किल हो सकता है। इसलिए, डेटा को छोटे टुकड़ों में split करना एक अच्छा विचार होगा।
वैकल्पिक रूप से, यदि आप समान मास्टर्स, लेजर्स और कंपनी सुविधाओं के साथ एक नई कंपनी शुरू करना चाहते हैं, लेकिन अपने डेटा को split किए बिना, तो आपको एक नई कंपनी बनानी होगी, कंपनी के लिए समान सुविधाओं को सेट करना होगा, और मास्टर्स को पिछली कंपनी से import करना होगा । आप केवल अपने डेटा को split करके इन सभी चरणों से बच सकते हैं, जो आपको समान कॉन्फ़िगरेशन वाली दो या अधिक कंपनियां प्रदान करेगा।
नोट: यदि आपने अभी तक अकाउंट बुक्स को अंतिम रूप नहीं दिया है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप अगले वित्तीय वर्ष में जाने के लिए change period प्रक्रिया का उपयोग करें।
आप अपने डेटा को नए वित्तीय वर्ष में स्थानांतरित करने के लिए निम्न में से एक कर सकते हैं:
Split Company Data इससे आपको निम्न में मदद मिलेगी:
- डेटा का साइज़ कम करें।
- पुराने डेटा को सुरक्षित करें और किसी भिन्न फ़ोल्डर में कार्य प्रारंभ करें।
- प्रत्येक वित्तीय वर्ष के लिए अलग-अलग फोल्डर रखें।
पुरानी कंपनी से नई कंपनी में Opening balance को Import करें।
लेन-देन नए सिरे से शुरू करने के लिए खातों की नई किताबें बनाएं।
Split Company Data
जब आप डेटा को विभाजित करते हैं, तो मूल डेटा बरकरार रहता है और अद्वितीय नाम और दिनांक वाली दो नई कंपनियां बनाई जाती हैं। आप आवश्यकतानुसार विभाजित कंपनी का नाम बदल सकते हैं, और मूल डेटा को किसी अन्य स्थान पर सहेज सकते हैं।
डेटा को विभाजित करने से पहले:
सुनिश्चित करें कि पिछले वित्तीय वर्ष की पुस्तकों का विश्लेषण या ऑडिट पूरा हो गया है।
बहु-मुद्रा लेनदेन के लिए बैलेंस शीट पर प्रदर्शित सभी असमायोजित विदेशी मुद्रा लाभ/हानि को समायोजित करें।
लंबित खरीद और बिक्री बिलों के लिए लाभ और हानि खाते या इन्वेंट्री स्टेटमेंट की जांच करें और उन्हें संबंधित खातों में समायोजित करें।
नए वित्तीय वर्ष में डेटा को विभाजित करने और स्थानांतरित करने के लिए:
- डेटा सत्यापित करें
- डेटा विभाजित करें
- अपने डेटा का बैकअप लें
- लेन-देन के लिए अद्यतन कर संदर्भ
- कंपनी डेटा को सत्यापित करने के लिए
Gateway of Tally > press Alt+Y (Y: Data) > Split > Verify Data पर जाएँ।
आवश्यक कंपनी का चयन करें।
Possible Errors स्क्रीन देखने के लिए Enter दबाएँ।
डेटा को विभाजित करने के लिए आगे बढ़ने से पहले त्रुटियों को सुधारें।
कंपनी डेटा को विभाजित करने के लिए
Gateway of Tally > press Alt+Y (Y: Data) > Split > Verify Data पर जायें
आवश्यक कंपनी का चयन करें जिसके लिए डेटा को विभाजित किया जाना है।
दिनांक से Split from दर्ज करें।
डेटा को विभाजित करने के लिए Enter दबाएं। डेटा दो अवधियों में विभाजित होगा।
सर्वर और क्लाइंट दोनों में विभाजित डेटा में सिंक्रनाइज़ेशन नियमों को आगे बढ़ाया जाता है। ग्राहक नियम में नई कंपनी का नाम स्वचालित रूप से अपडेट किया जाता है। यदि आपने विभाजित कंपनी का नाम बदला है, तो उसे सर्वर पर क्लाइंट नियम में अपडेट करें।