टैली प्राइम में जब भी Company से पैसा बाहर जाता है, उस Transaction को दर्ज करने के लिए Payment Voucher Entry का उपयोग किया जाता है।
चाहे Cash Payment हो या Bank से भुगतान, हर प्रकार की Payment Entry सही तरीके से करना बहुत ज़रूरी है, क्योंकि इसका सीधा असर आपकी Cash Book, Bank Book, Profit & Loss और Balance Sheet पर पड़ता है।
इस लेख में हम Payment Entry की पूरी प्रक्रिया, प्रकार, shortcut keys, practical examples और common mistakes के साथ विस्तार से सीखेंगे।
🔍 Payment Entry क्या होती है?
Payment Entry वह प्रक्रिया है जिसमें Company द्वारा किया गया कोई भी भुगतान (Payment) TallyPrime में दर्ज किया जाता है।
🔹 Payment Entry के उदाहरण:
- Rent देना
- Salary देना
- Electricity Bill भरना
- Supplier को Payment करना
- Office Expenses देना
👉 सरल शब्दों में, जब भी पैसा जाता है = Payment Entry
❓ Payment Voucher क्यों जरूरी है?
- Company के खर्चों का सही रिकॉर्ड रखने के लिए
- Cash और Bank Balance सही दिखाने के लिए
- Profit & Loss Account बनाने के लिए
- GST और Tax Calculation के लिए
- Audit और Compliance के लिए
⌨ Payment Voucher Shortcut Key
- F5 – Payment Voucher
🖥 TallyPrime में Payment Entry कैसे करें? (Step-by-Step)
🔹 Step 1: TallyPrime खोलें
- TallyPrime Software Open करें
- अपनी Company Select करें
🔹 Step 2: Payment Voucher खोलें
- Gateway of Tally → Vouchers → F5 (Payment)
या - Keyboard से F5 दबाएँ
🔹 Step 3: Payment Mode चुनें
- Cash Payment
- Bank Payment
🧾 Example 1: Cash Payment Entry (Rent Paid)
Transaction:
Office Rent ₹10,000 Cash में दिया
✔ Entry Details:
| Particulars | Debit / Credit |
|---|---|
| Rent Expense | Debit |
| Cash | Credit |
✔ Tally Entry:
- Debit: Rent Expense ₹10,000
- Credit: Cash ₹10,000
🏦 Example 2: Bank Payment Entry (Salary Paid)
Transaction:
Salary ₹25,000 Bank से दिया
✔ Entry Details:
| Particulars | Debit / Credit |
|---|---|
| Salary Expense | Debit |
| Bank | Credit |
🧾 Supplier Payment Entry कैसे करें?
Transaction:
Supplier को ₹50,000 Bank से Payment
✔ Entry:
- Debit: Supplier Ledger
- Credit: Bank
👉 यदि GST लागू है, तो GST Input पहले से Purchase Entry में adjust हो जाता है।
🧾 GST के साथ Payment Entry कैसे करें?
Payment Voucher में आमतौर पर GST अलग से नहीं लगता, क्योंकि GST Purchase या Expense Entry में adjust हो चुका होता है।
लेकिन अगर:
- GST Payment (Tax Paid) करना है
- Late Fee / Interest Paid करना है
तो:
- Debit: GST Ledger
- Credit: Bank
🧾 Cheque Payment Entry कैसे करें?
- Payment Voucher में Bank Ledger चुनें
- Instrument Details Enable करें
- Cheque No., Date और Bank Name भरें
- Cheque Printing के लिए उपयोगी
⚠ Payment Entry करते समय ध्यान रखने वाली बातें
- सही Voucher (F5) ही चुनें
- Debit और Credit उल्टा न करें
- Cash Balance Negative न हो
- सही Ledger चुनें
- Date सही रखें
❌ Payment Entry में होने वाली आम गलतियाँ
- Receipt Voucher की जगह Payment Voucher लेना
- Expense Ledger की जगह Party Ledger चुनना
- Bank Payment को Cash में दिखा देना
- गलत Amount भर देना
🎯 Payment Entry किसे सीखनी चाहिए?
- Accounting Students
- Accountants
- Billing Executives
- Business Owners
- GST Practitioners
📊 Payment Entry का असर किन Reports पर पड़ता है?
- Cash Book
- Bank Book
- Ledger Report
- Profit & Loss Account
- Balance Sheet
📌 निष्कर्ष
Payment Entry अकाउंटिंग का एक अत्यंत महत्वपूर्ण हिस्सा है।
अगर Payment Voucher सही तरीके से किया जाए, तो पूरी Accounting साफ़, सही और error-free रहती है।
